Wat is een landschapstekening en wat kun je ermee?

Al je systemen in kaart

De meeste organisaties werken met verschillende systemen. Ook wanneer jij misschien denkt dat dit niet zo is. Je hebt een website, e-mailsoftware, een voorraadsysteem en payment service provider. Denk ook aan systemen waarin boekingen of evenementen worden bijgehouden, je boekhoudprogramma of ATS (Applicant Tracking System – ook wel recruitment software genoemd). Ongemerkt zijn dit vaak meer systemen en processen dan je had verwacht.

Wat staat er in een landschapstekening

Wil je efficiënt werken? Dan is het belangrijk dat al deze losse systemen op de juiste manier met elkaar praten. De eerste stap is het maken van een overzicht waarin je ziet hoe de lijntjes van al deze systemen zouden moeten lopen, met de website vaak als stralend middelpunt. Een landschapstekening dus, waar Bob Ross een puntje aan kan zuigen.

Welke informatie haal je uit welk systeem

Zo’n landschapstekening, of applicatielandschap, brengt de website en alles eromheen in kaart. Ook bepaal je in deze tekening welke informatie je uit welk systeem gaat halen. Wanneer je bijvoorbeeld met een kassasysteem én een voorraadsysteem én Magento werkt, dan zit er overlap in de functionaliteiten van deze systemen. Niet erg, maar wel noodzakelijk om te kiezen welk stukje informatie je dan uit welk systeem haalt.

Scripts en koppelingen

Naast de systemen nemen we ook scripts mee in de tekening. Een script is een stukje code dat – over het algemeen – één taak uitvoert. In het geval van een webshop kan er bijvoorbeeld een script zijn dat nieuwe producten automatisch in de categorie ‘nieuw’ plaatst. Handig!

Behalve scripts, kun je ook nog denken aan koppelingen. Waar een script één doel en één taak heeft, kun je een koppeling zien als een bundeling van verschillende scripts waardoor je complexere taken kunt laten uitvoeren. Een koppeling wordt vaak gebruikt om verschillende systemen met elkaar te laten praten.

Het mooie van scripts en koppelingen is dat het je zeeën van tijd kan schelen. Veel herhalende handmatige taken zouden ook een script kunnen zijn. Dan kun jij je tijd mooi in andere taken steken!

De personen in het systeem

Naast de systemen, scripts en koppelingen nemen we ook mensen mee in je landschapstekening. We brengen in kaart welk poppetje op welke plek in je systeem zit. Wat ziet de bezoeker van je website? Aan welke systemen werken je collega’s aan de achtergrond? Hierbij leg je bijvoorbeeld vast in welk systeem iemand nieuwe producten aan je webshop toevoegt en welke processen hierop in je systemen volgen. Dit alles staat in het schema, hiermee kun je ook gemakkelijk een probleemeigenaar aanwijzen. Zo weet je direct wie je moet bellen als iets niet goed loopt – je webbouwer, een leverancier, een collega of je payment service provider bijvoorbeeld.

Waarom zou je een landschapstekening laten maken?

Eigenlijk zou je een landschapstekening als een naslagwerk kunnen zien. Het is dan ook geen tekening die ‘af’ is. Zodra je nieuwe systemen toevoegt of afscheid neemt van oude systemen, heeft dit impact op de landschapstekening. Het is dé centrale plek waar je het overzicht bewaart. Wanneer je een nieuwe website gaat laten bouwen, of grote wijzigingen laat doen, is de landschapstekening het startpunt. Zo weet je zeker dat je nieuwe online omgeving goed samenwerkt met alle systemen waar jouw organisatie mee werkt.

Optimaliseren

Overzicht is de eerste stap op weg naar optimalisatie. Met een duidelijke landschapstekening wordt het makkelijker om processen te verbeteren. Zijn er bijvoorbeeld scripts of koppelingen die jouw leven een stuk makkelijker kunnen maken?